書類選考で落ちる理由。通る書類と通らない書類の1つの違い

書類選考で落ち続けていたとき、私は「経歴が弱いから落ちるのだ」と思っていました。

書類も含めれば二桁は落ちています。面接まで進めば手応えも反省もありますが、書類は理由がわかりません。送って、待って、テンプレートの不採用通知が来る。それだけです。

途中で活動を1ヶ月止めたあと、通らなかった書類と通った書類を並べて見比べました。そこで見つけた違いは、経歴の華やかさではありませんでした。

通らない書類には「判断」が書かれていない

並べてみて分かったのは、これだけでした。

通らない書類は「やったこと」しか書いていない。通った書類には「何を判断したか」が入っている。

同じ仕事をしていても、言われたとおりに手を動かした人と、状況を見て打ち手を選んだ人では、書ける中身がまったく違います。私が最初に出していた書類は、前者の書き方でした。

「やったこと」だけの書き方

担当30社の契約更新業務を担当。解約防止のためのヒアリングを実施し、更新率の維持に努めた。

間違ってはいません。ただ、この文章からはその人が何を考えていたのかが一切見えません。読んだ側は「指示された業務をこなす人」としか判断できません。

「判断」が入った書き方

担当30社のうち、契約更新の時期に解約相談が来るのが年8社ありました。理由が毎回ばらばらで対策が打てていない状態でした。
個別にヒアリングして対応するやり方をやめました。理由が個別すぎて再現性がなく、対応が後手に回っていたためです。代わりに解約に至った会社の利用状況の推移を全件並べ、共通する予兆を探しました。
過去2年の解約8社を洗い出したところ、解約の3ヶ月前から特定機能の利用が落ちる共通点がありました。その指標を全30社について毎月確認する運用に変え、落ち始めた会社には相談が来る前にこちらから連絡しました。
翌年の解約相談は8社から3社に減りました。

同じ業務の話です。違うのは、「なぜそのやり方を選んだのか」と「なぜ別のやり方を捨てたのか」が書いてあることだけです。

書く順番を決めておく

20代のうちに、新卒で入ったコンサルティング会社から投資会社へ移りました。前の職場では、結論を先に置いて根拠を欠かさず添える、という文書の作法を毎日のように直されていました。それでも自分の職務経歴書は「やったこと」の羅列のままで、書類では落ち続けていました。

毎回ゼロから考えると書けません。私は次の4つを、この順番で書くことにしました。

1. 状況 — どういう状態だったか。数字を1つ入れる
2. 自分がした判断 — なぜその打ち手を選んだか。捨てた選択肢も書く
3. 行動 — 実際に何をしたか
4. 結果 — どうなったか

順番を固定すると、経歴が何社あっても同じ型で書けます。そしてこの順番は、面接で深掘りされる順番とほぼ同じです。書類を書いておくと、面接の準備をかなりの部分まで先取りできます。私の場合はそうでした。

数字がない仕事でも書けます

「自分の仕事には数字がないから書けない」と思う方もいると思います。私も最初はそう思っていました。

ただ、必要なのは売上や達成率ではなく、変化が具体的に書かれていることです。

• 毎回2週間かかっていた作業が、3日で終わるようになった
• 引き継ぎ資料がなかった業務に手順書を作り、担当が変わっても回るようになった
• 月に5件あった問い合わせの取りこぼしが、ゼロになった

どれも売上の数字ではありませんが、読んだ側は「この人は状況を変えられる人だ」と判断できます。

抽象的な言葉は全部捨てる

「主体性」「向上心」「柔軟性」「コミュニケーション能力」。私も最初は書いていました。

これらは書いても読み飛ばされます。書き手が変わっても同じ言葉になってしまうからです。書くなら、その言葉を使わずに同じことを説明してください。

抽象的な書き方	具体的な書き方
コミュニケーション能力があります	初対面の相手から30分で課題を引き出し、その場で論点を整理して提示できます
Excelが使えます	VLOOKUPとピボットテーブルで月次の集計資料を作成（3年）
マネジメント経験があります	3名のチームで週次の進捗管理と、新人1名の育成を6ヶ月担当

全社に同じ書類を出さない

これは私が一番長くやってしまっていた失敗です。

書き換えるのは自己PRの最後の段落だけで構いません。「この強みを、応募先でどう使うか」の部分です。この段落の書き方は転職の自己PRは、強みを書く欄ではなかったに書きました。ここが書けないということは、その会社の事業を調べきれていないということでもあります。

逆に言えば、ここが書けない会社には、まだ出さないほうがいいのかもしれません。私の場合、書けないまま出した書類はほぼ全部落ちました。

提出前に見るところ

• A4で2枚以内に収まっているか
• 職務要約の最初の3行で「何ができる人か」が伝わるか
• 各社の経歴に「状況」と「判断」が入っているか
• 抽象語を使っていないか
• 数字か、数字がなければ具体的な変化が書かれているか
• 自己PRの最後の段落に、応募先の事業の言葉が入っているか

おわりに

これは私1人の経験であり、うまくいくことを保証するものではありません。効果や結果には個人差があります。業界や職種によって、見られる点は変わると思います。

それでも、二桁落ちてから気づいたことが「やったことではなく、判断を書く」の一点だったのは事実です。書類で落ち続けている方が、直す場所を1つに絞る手がかりになればと思います。

私の転職の記録そのものはこちらの記事に書いています。